Hoelang bewaar je personeelsdossiers? Het lijkt een simpele vraag, maar de praktijk is allesbehalve eenvoudig. GDPR, mailboxen van ex-medewerkers en nieuwe verjaringstermijnen zorgen voor een kluwen waar veel HR-teams mee worstelen. Want wat doe je als iemand inzage vraagt in een mailbox van dertien jaar oud? En hoe verzoen je privacyregels met juridische zekerheid? Tijd om helderheid te brengen.
Mailboxen: waarom ‘voor altijd’ geen optie is
Een ex-medewerker die toegang vraagt tot zijn mailbox van dertien jaar geleden: het gebeurde écht. De Gegevensbeschermingsautoriteit gaf groen licht, wat velen verraste. Maar laten we eerlijk zijn: een mailbox die meer dan een decennium blijft bestaan, is in de praktijk een risico. Niet alleen voor privacy, maar ook voor werkbaarheid.
Wat betekent dit voor jou?
- Je moet inzage geven in persoonsgegevens van de ex-werknemer, maar mag gegevens van anderen afschermen.
- Je kunt een verzoek beperken tot een periode of thema, zodat het haalbaar blijft.
- En vooral: stel duidelijke bewaartermijnen in. Sluit mailboxen binnen drie maanden na uitdiensttreding en verwijder mails ouder dan één à twee jaar automatisch. Zo hou je grip én vermijd je juridische verrassingen.
Nieuwe verjaringstermijnen: langer bewaren, maar niet eindeloos
Sinds kort verjaren sociale misdrijven pas na tien jaar in plaats van vijf. Dat betekent: werknemers hebben langer tijd om een zaak aanhangig te maken, en jij hebt langer nood aan bewijsstukken. Het is dus verdedigbaar om personeelsdossiers tot tien jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst te bewaren – binnen een goed onderbouwd privacykader.
De uitdaging? Het juiste evenwicht vinden: niet langer bewaren dan nodig, maar wel lang genoeg om juridisch stevig te staan. Dat vraagt om een helder beleid, duidelijke communicatie en een privacystrategie die zowel mens als organisatie beschermt.
De takeaway
Bewaar wat nodig is, verwijder wat niet meer relevant is. Transparantie en duidelijke spelregels zijn je beste bondgenoten. Hoe ziet jouw bewaarbeleid eruit? Tijd om het onder de loep te nemen.
Wil je jouw HR- en privacybeleid future-proof maken? Ontdek hoe Human Minds organisaties helpt om duidelijke spelregels op te stellen en risico’s te vermijden.
