Overuren en tijdsregistratie: wat verandert er voor werkgevers?

Overuren zijn voor veel organisaties een vertrouwd, maar tegelijk complex thema. Want hoewel de nood aan flexibiliteit in de praktijk vaak groot is, blijft de regelgeving errond niet altijd eenvoudig. Klassieke overuren, vrijwillige overuren, netto overuren, fiscaal vriendelijke overuren, inhaalrust, interne grenzen, deeltijdse prestaties… Voor HR- en payrollteams is het niet altijd evident om door de bomen het bos te blijven zien. 

Tijdens onze webinar met Bart Depreitere, juridisch expert bij Besox, gingen we dieper in op twee thema’s die vandaag sterk leven bij werkgevers: de uitbreiding van vrijwillige overuren sinds 1 april 2026 en de mogelijke invoering van verplichte tijdsregistratie vanaf 1 januari 2027. 

Meer ruimte voor vrijwillige overuren 

De grootste wijziging zit in de uitbreiding van het aantal vrijwillige overuren. Sinds 1 april 2026 kunnen werkgevers in principe gebruikmaken van maximaal 360 vrijwillige overuren per werknemer per kalenderjaar. Daarvan kunnen er 240 als netto vrijwillige overuren worden toegepast. 

Dat is een belangrijke verschuiving. Voorheen bestond het systeem al, maar in beperktere vorm. Nu wordt het voor heel wat ondernemingen interessanter om hun arbeidsorganisatie opnieuw te bekijken. Zeker omdat vrijwillige overuren minder administratieve formaliteiten vragen dan klassieke overuren. 

Bij klassieke overuren is er altijd een reden nodig, zoals een buitengewone vermeerdering van werk of een onvoorziene noodzakelijkheid. Bovendien zijn er vaak bijkomende verplichtingen, zoals toelatingen, kennisgevingen of akkoorden met de vakbondsafvaardiging. Vrijwillige overuren vertrekken daarentegen vooral vanuit het akkoord tussen werkgever en werknemer. 

Dat akkoord moet wel schriftelijk en voorafgaand worden vastgelegd. Nieuw is dat dit akkoord voortaan één jaar geldig is en stilzwijgend kan worden verlengd. Zowel werkgever als werknemer kunnen het akkoord stopzetten, mits een opzegtermijn van één maand. 

Netto overuren als interessante hefboom 

Voor werkgevers zijn vooral de netto vrijwillige overuren interessant. Op die uren zijn geen RSZ-bijdragen en geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd. Er is ook geen overwerktoeslag en geen inhaalrust. Het uur wordt dus netto uitbetaald aan de werknemer. 

Voor ondernemingen kan dat een efficiënte manier zijn om extra prestaties op te vangen, zeker in periodes van piekbelasting of tijdelijke nood aan extra capaciteit. Tegelijk is het belangrijk om hier bewust mee om te gaan. De uitbreiding van het systeem betekent niet dat overuren zomaar de standaard moeten worden. 

Een duidelijk overurenbeleid wordt daarom belangrijker dan ooit. Werkgevers doen er goed aan om intern afspraken te maken over wanneer overuren worden toegestaan, hoeveel overuren maximaal per maand wenselijk zijn en hoe ze opgevolgd worden. Zo blijft het systeem werkbaar, transparant en in lijn met de bredere aandacht voor welzijn en duurzame inzetbaarheid. 

Klassieke overuren blijven bestaan 

De nieuwe regeling betekent niet dat klassieke overuren verdwijnen. Systemen zoals overuren bij buitengewone vermeerdering van werk of onvoorziene noodzakelijkheid blijven bestaan. Ze zullen in de praktijk wellicht meer uitzonderlijk worden, maar kunnen nog altijd relevant zijn in specifieke situaties. 

Bij klassieke overuren gelden in principe andere spelregels. Er is doorgaans een overwerktoeslag van 50%, of 100% bij prestaties op zon- en feestdagen. Daarnaast is er meestal inhaalrust nodig, zodat de gemiddelde arbeidsduur over de referteperiode gerespecteerd blijft. Ook de interne grens blijft daarbij een aandachtspunt: werknemers mogen niet onbeperkt niet-ingehaalde overuren opstapelen. 

Vrijwillige overuren tellen niet mee voor die interne grens. Dat maakt ze in veel gevallen eenvoudiger toepasbaar, maar ook hier blijven grenzen bestaan. Vrijwillige overuren kunnen slechts worden gepresteerd tot maximaal 11 uur per dag en 50 uur per week. 

Wat met fiscaal vriendelijke overuren? 

Naast de netto vrijwillige overuren bestaat er ook een fiscaal gunstregime voor bepaalde overuren. Vanaf 2026 wordt het aantal fiscaal vriendelijke overuren structureel vastgelegd op 180 per jaar. 

Dat regime geldt enkel voor overuren waarop een wettelijke overwerktoeslag verschuldigd is. Het kan dus niet worden toegepast op netto vrijwillige overuren, net omdat daar geen bedrijfsvoorheffing op wordt betaald. Zowel werknemer als werkgever kunnen bij fiscaal vriendelijke overuren wel genieten van een fiscale vermindering of vrijstelling.  

Verplichte tijdsregistratie vanaf 2027? 

Een tweede belangrijk thema is de mogelijke invoering van verplichte tijdsregistratie vanaf 1 januari 2027. De discussie daarover is volop aan de gang. De aanleiding ligt onder meer bij Europese rechtspraak, die stelt dat lidstaten moeten kunnen controleren of regels rond arbeidsduur, rusttijden en overuren effectief worden nageleefd. 

Vandaag bestaat er in België geen algemene verplichting tot tijdsregistratie. Er zijn wel specifieke situaties waarin registratie al nodig is, bijvoorbeeld bij glijdende uurroosters, deeltijdse arbeid met afwijkingen of in bepaalde sectoren. 

Wat de algemene verplichting vanaf 2027 precies zal inhouden, is nog niet definitief. De rode draad is wel dat het systeem objectief, betrouwbaar en toegankelijk moet zijn. Tegelijk wordt benadrukt dat het niet de bedoeling is om werkgevers met zware extra administratie op te zadelen. 

Mogelijk zal er dus ruimte blijven voor een pragmatische invulling. Denk bijvoorbeeld aan systemen die enkel afwijkingen registreren, in plaats van elke werkdag volledig te registreren. Voorlopig is het vooral belangrijk om de evolutie op te volgen en tijdig na te denken over wat tijdsregistratie in de eigen organisatie zou betekenen. 

HR en payroll vragen meer dan ooit duidelijke keuzes 

De wijzigingen rond overuren en de discussie rond tijdsregistratie tonen opnieuw hoe snel HR- en payrollmaterie evolueert. Voor werkgevers zit de uitdaging niet alleen in het kennen van de regels, maar vooral in het vertalen ervan naar een werkbare praktijk. 

Want elke organisatie is anders. Wat voor de ene werkgever een interessante oplossing is, kan voor een andere net extra vragen oproepen. Welke overurenregeling past bij onze manier van werken? Hoe maken we afspraken duidelijk voor medewerkers en leidinggevenden? Hoe vermijden we onnodige administratie, zonder risico’s te nemen? En hoe bewaren we de balans tussen flexibiliteit, kostenbeheersing en werkbaar werk? 

Net daarom loont het om tijdig stil te staan bij je overurenbeleid, je arbeidsorganisatie en de mogelijke impact van tijdsregistratie. Niet vanuit paniek, wel vanuit helderheid. Zodat je als organisatie weet welke keuzes je vandaag kan maken, welke afspraken je best vastlegt en waar je nog verdere evoluties moet opvolgen. 

Twijfel je over de juiste aanpak voor jouw organisatie? Dan denken onze HR- en payrollexperten graag met je mee. Human Minds ondersteunt organisaties met tijdelijke of gespecialiseerde expertise op het moment dat extra kennis, capaciteit of slagkracht nodig is. 

> Contacteer ons gerust vrijblijvend om de mogelijkheden te bespreken.