Wie onderweg is, wil soms vooral even stoppen voor een koffie, een broodje of een korte pauze. Dat is de rol die Comme Chez Nous met zijn 48 winkels bij tankstations opneemt, zeven dagen op zeven, van vroeg tot laat. Achter die eenvoudige belofte zit een organisatie die voortdurend in beweging is, met wisselende uurroosters en personeelsvragen die zich op elk moment kunnen aandienen. Voor het HR-team betekent dat dat de dagelijkse werking altijd moet blijven draaien, ook wanneer de bezetting plots verandert.
Precies dat gebeurde toen een ervaren medewerker uit het HR-team haar vertrek aankondigde. Twee collega's waren nog maar recent gestart en de zomerperiode kwam snel dichterbij. De zoektocht naar een nieuwe vaste medewerker zou tijd vragen, maar wachten was geen realistische optie. Het team had iemand nodig met voldoende HR- en payrollervaring om snel mee te denken. Niet iemand die vanop afstand advies kwam geven, wel iemand die naast de vaste collega's kon plaatsnemen. Daarom nam Annick De Weggheleire, Finance & Administration Manager bij Comme Chez Nous, opnieuw contact op met Human Minds.
Een eerdere samenwerking die de lat hoog legde
Comme Chez Nous had al eerder een consultant van Human Minds in het team, een samenwerking die Annick omschreef als een uitzonderlijke match.
"Het was daarom ook dat jullie als eerste door mijn hoofd passeerden", vertelde Annick tijdens het intakegesprek.
Die goede ervaring maakte de keuze eenvoudig, maar legde de verwachtingen meteen hoog. De nood was bovendien dubbel: de dagelijkse werking beschermen en tegelijk vermijden dat lopende HR-projecten opnieuw voor onbepaalde tijd werden uitgesteld. Daarvoor was meer nodig dan louter extra capaciteit. Het team had iemand nodig die overzicht kon houden en snel kon onderscheiden wat eerst moest gebeuren en wat kon wachten.
Eerst begrijpen, dan pas matchen
Robby De Caluwé, General Manager van Human Minds, bracht tijdens het intakegesprek eerst de concrete situatie in kaart.
- Hoe was het team samengesteld?
- Welke systemen werden gebruikt?
- Welke taken moesten zeker blijven doorlopen?
Dat lijkt vanzelfsprekend, maar precies daar wordt het verschil gemaakt tussen iemand beschikbaar hebben en iemand inzetten die echt past bij de opdracht. Een functietitel zegt immers weinig over de werkelijke behoefte.
Bij Comme Chez Nous lag de nadruk op continuïteit: de dagelijkse HR-werking mee ondersteunen, vragen uit de shops opvangen en voldoende payrollkennis om mee te redeneren over dossiers. Na het intakegesprek stelde Human Minds Serena voor. Ze was op korte termijn beschikbaar en bracht relevante ervaring mee. Zo werd de capaciteitsnood opgevangen zonder het aanwervingsproces te versnellen of de lat voor een vaste kandidaat te verlagen.
Sneller inzetbaar, maar nooit contextloos
Ook een ervaren consultant moet interne afspraken leren kennen en ontdekken welke uitzonderingen op een eigen manier worden aangepakt. Zeker in HR en payroll zit veel cruciale kennis in de hoofden van de mensen die er dagelijks mee werken. Serena moest zich dus inwerken, al lag het tempo duidelijk hoger dan bij een klassieke nieuwe medewerker. Annick benoemde dat verschil zelf tijdens de evaluatie.
"Uiteindelijk schakelt ze wel veel sneller dan wanneer je morgen iemand zou aannemen voor die functie en intern gaat opleiden."
Daar zit een belangrijk deel van de waarde van project staffing. De consultant kent de specifieke organisatie nog niet, maar hoeft het vak niet meer vanaf nul te leren. Ze herkent de logica achter processen en legt sneller verbanden tussen wat op papier staat en wat in de praktijk gebeurt. Daardoor wordt de tijd die nodig is om waarde toe te voegen aanzienlijk korter.
Van externe consultant naar collega in het team
In een klein HR-team is de menselijke aansluiting minstens even belangrijk als de expertise. Volgens Annick vond Serena snel haar plaats: een open en aangename persoon die zichtbaar aansluiting vond bij de twee andere teamleden.
"Ze zit nog niet zo heel lang bij ons, maar je merkt dat ze haar draai helemaal gevonden heeft. Die zitten daar met drieën samen dingen aan te pakken, dat je denkt: die zitten al een jaar samen."
Serena bleef niet aan de rand van het team staan met een afgebakend takenlijstje, maar nam dossiers op en dacht mee over de beste aanpak. Zo ontstond niet alleen extra capaciteit, maar ook een andere dynamiek.
Tijd kopen zonder tijd te verliezen
De inzet van Serena gaf de organisatie ademruimte. Niet door het structurele vraagstuk te laten verdwijnen, maar door te voorkomen dat alle druk op een beperkt aantal mensen terechtkwam. Annick kon blijven zoeken naar een kandidaat die op langere termijn echt bij het team paste, terwijl de winkels bleven rekenen op een bereikbaar en operationeel HR-team. Dat is een van de meest onderschatte voordelen van project staffing: een team hoeft niet te kiezen tussen te snel aanwerven of maandenlang overbelast blijven.
Human Minds bleef bovendien betrokken tijdens de opdracht. Robby plande regelmatig opvolgmomenten met Annick, niet alleen om de tevredenheid te toetsen, maar ook om feedback te verzamelen waarmee Serena verder kan groeien in haar ontwikkeling.
Tijdelijke expertise die het team opnieuw laat vooruitkijken
Dat is uiteindelijk waar goede HR Project Staffing om draait. Niet iemand tijdelijk op een stoel zetten, maar gericht expertise binnenbrengen op het moment dat je organisatie die nodig heeft. Voor Comme Chez Nous betekende dat vooral continuïteit: de winkels bleven draaien, het HR-team bleef overeind en de structurele zoektocht kon verdergaan zonder overhaaste keuzes.
Sta je zelf voor een gelijkaardige uitdaging in je HR-team? Neem contact op met Human Minds, we sparren graag mee.
