Een Zuid-Limburgs bedrijf in de zorgsector, met zo'n 180 medewerkers, zag zijn HR-manager onverwacht vertrekken. Het slechtst denkbare moment: er liep een grote rekruteringscampagne, het verouderde ATS was dringend aan vervanging toe en de sociale verkiezingen kwamen eraan. Van de ene op de andere dag dreigde er een gat te vallen in een functie die alles bij elkaar hield.
De vraag was niet enkel hoe alles draaiende bleef, maar ook hoe te voorkomen dat kennis en lopende dossiers verloren gingen.
Stap 1: Tom neemt onmiddellijk over
Via HR as a Service bracht Human Minds Tom naar voren, een doorgewinterde HR-manager met een stevige basis in sociale wetgeving en payroll. Hij had al verschillende keren tijdelijk het roer overgenomen bij bedrijven in nood en wist hoe je op korte tijd grip krijgt op een onbekende organisatie. Binnen de week stond hij op de vloer.
Stap 2: de werking draaiende houden
Tom bracht eerst de lopende dossiers in kaart en zette prioriteiten: de payroll moest blijven kloppen, lopende aanwervingen mochten niet stilvallen en de dagelijkse HR-vragen moesten beantwoord blijven. In nauwe samenwerking met het sociaal secretariaat verzekerde hij de payrollcontinuïteit, zonder een maand over te slaan.
Stap 3: de grote dossiers loodsen
Naast de dagelijkse werking nam Tom ook de lopende projecten op zich. Hij trok de rekruteringscampagne verder en bereidde de sociale verkiezingen voor volgens de wettelijke kalender. Wat had kunnen ontsporen, bleef op koers.
Stap 4: een nieuw ATS kiezen, samen met ideeds
De rekruteringsgolf legde meteen de grenzen van het verouderde ATS bloot. Tom startte een zijproject om een nieuw systeem te selecteren en haalde daarvoor ideeds aan boord, de IT-adviestak binnen de Lifeworx Group. Terwijl Tom de HR-noden en het wensenpakket scherpstelde, bracht ideeds objectief de markt in kaart, vergeleek de oplossingen en begeleidde de keuze. Zo werd een tooling-beslissing met blijvende impact niet overhaast, maar onderbouwd genomen.
Stap 5: een nette overdracht
Tom werkte van bij de start aan zijn eigen vervangbaarheid. Hij documenteerde processen, structureerde de dossiers en bouwde een helder kader op. Toen de nieuwe vaste HR-manager aantrad, kon die instappen in een ordelijke, draaiende functie in plaats van in chaos.
Het resultaat
- Geen onderbreking in payroll of HR-werking
- Een rekruteringscampagne die gewoon doorliep
- Sociale verkiezingen tijdig en correct voorbereid
- Een onderbouwde keuze voor een nieuw ATS, samen met ideeds
- Een nieuwe HR-manager die in een geordende functie kon starten
Waarom HR as a Service werkt
Een organisatie staat of valt bij continuïteit, en HR is daarop geen uitzondering. HR as a Service is de verzekering tegen sleutelmanrisico: met iemand als Tom is er meteen senior expertise beschikbaar die de boel niet alleen recht houdt, maar zelfs sterker achterlaat dan ze was. En waar het past, versterkt de kruisbestuiving binnen de Lifeworx Group het resultaat, zoals het ATS-traject met ideeds liet zien.
Opmerking: deze cases zijn gebaseerd op echte projecten. Omdat het om strategische opdrachten gaat, hebben we de informatie geanonimiseerd of met aliassen gewerkt. Zo blijft de discretie van onze klanten altijd gewaarborgd.
