Bij een internationale voedingsproducent kwam de rol van payroll manager vrij. In een organisatie met verschillende vestigingen, arbeiders en bedienden, ploegen en diverse statuten is continuïteit binnen payroll belangrijk. Niet alleen voor een correcte maandelijkse loonverwerking, maar ook om de opgebouwde kennis en werking goed te blijven ondersteunen.
De HR-verantwoordelijke van de site zocht daarom iemand die snel kon instappen, de dagelijkse payroll mee kon opnemen en tegelijk voldoende ervaring had om ook breder mee te denken.
De uitdaging
De eerste prioriteit was duidelijk: zorgen voor een vlotte voortzetting van de payrollwerking.
Daarnaast waren er ook een aantal processen die verder gestructureerd en gedocumenteerd konden worden. Tegelijk stond binnen de groep een bijkomend HR-project op de planning: de invoering van een cafetariaplan, met een verschillende aanpak voor arbeiders en bedienden en verschillende interne en externe betrokken partijen.
De organisatie had dus nood aan iemand die operationeel sterk stond, maar ook voldoende projectervaring meebracht om mee te bouwen aan die volgende stappen.
Onze aanpak
Human Minds bracht een ervaren payrollconsultant aan boord binnen het HR-team van de site. Hij nam mee verantwoordelijkheid voor de continuïteit van de loonverwerking en bracht gaandeweg meer structuur in de bestaande werkwijzen en documentatie.
Doordat hij de organisatie, de verschillende stakeholders en de payrollcontext snel leerde kennen, werd zijn rol verder uitgebreid. Ook bij de uitwerking van het cafetariaplan kon hij zijn ervaring inzetten.
Samen met de groepsdiensten en externe partners werkte hij mee aan de praktische procedure. Nadien ondersteunde hij ook de communicatie naar de medewerkers, onder meer via infosessies waarin de verschillende mogelijkheden helder werden toegelicht.
Het resultaat
De payrollwerking kon vlot verderlopen terwijl belangrijke kennis binnen het team geborgd bleef. Tegelijk kregen verschillende processen meer structuur en werd het cafetariaplan stap voor stap voorbereid en uitgerold voor de betrokken medewerkers.
Wat begon als een vraag naar tijdelijke payrollondersteuning, groeide zo uit tot een bredere samenwerking. De HR-verantwoordelijke waardeerde daarbij vooral de open manier van samenwerken: feedback werd opgepikt, besproken en vertaald naar de dagelijkse praktijk.
Een mooi voorbeeld van hoe tijdelijke expertise niet alleen voor continuïteit kan zorgen, maar ook ruimte kan creëren om andere HR-projecten verder te brengen.
Staat er binnen jouw HR-team een verandering of payrollproject voor de deur? Human Minds denkt graag mee over de expertise die je op dat moment nodig hebt.
