Een West-Vlaams dienstenbedrijf met zo'n 250 medewerkers nam een tweede onderneming over en moest er volledig mee samensmelten. Op papier een groeiverhaal. In de praktijk een mijnenveld, met payroll als grootste risico.
De twee bedrijven werkten met verschillende sociaal secretariaten, vielen onder verschillende paritaire comités en hanteerden uiteenlopende loonstructuren en arbeidsvoorwaarden. Bovendien werkten er medewerkers in meerdere landen, elk met hun eigen lokale payrollregels en providers. Alles moest naar elkaar groeien, terwijl elke loonbrief tot op de euro moest blijven kloppen, in elk land. Eén fout en het vertrouwen van de medewerkers kreeg meteen een knauw.
Stap 1: Katrien combineert payroll en transformatie
Via HR as a Service bracht Human Minds Katrien naar voren, een Transformation & Payroll Manager. Ze begon haar carrière op een sociaal secretariaat en groeide uit tot expert in internationale payroll en HR-transformatie. Ze kende de techniek van de loonverwerking even goed als de dynamiek van een organisatie in verandering. Net die combinatie maakte haar de juiste persoon.
Stap 2: de payroll harmoniseren
Katrien bracht eerst alles in kaart: de verschillende loonstructuren, voordelen en cao-afspraken over de paritaire comités heen. Daarna stippelde ze een migratiepad uit naar één gestroomlijnd payrollproces, met heldere keuzes over wat gelijkgetrokken werd en wat tijdelijk behouden bleef. Voor de buitenlandse medewerkers coördineerde ze de lokale partners en bewaakte ze de naleving van de regelgeving per land.
Stap 3: continuïteit zonder fouten
Tijdens de hele overgang bleef de loonadministratie draaien zoals het hoorde. Katrien zette controles en een strak tijdspad op zodat elke maandafsluiting correct verliep, ook in de drukste fase van de integratie. Geen verrassingen op de loonbrief, in geen enkel land.
Stap 4: de mensen mee in de verandering
Payroll is techniek, maar ook vertrouwen. Katrien trok daarom ook de menselijke kant: ze stroomlijnde processen en systemen, begeleidde de leidinggevenden en communiceerde helder naar de vloer over wat er veranderde en waarom. Zo werd de integratie niet iets dat de mensen overkwam, maar iets waar ze in meegenomen werden.
Het resultaat
- Eén gestroomlijnd payrollproces over beide entiteiten heen
- Geharmoniseerde loon- en arbeidsvoorwaarden over de paritaire comités
- Een correcte internationale payroll, conform de lokale regels
- Een correcte loonbrief, elke maand, in elk land
- Medewerkers die de verandering begrepen en bleven
Waarom HR as a Service werkt
Een integratie staat of valt bij payroll. Het is het meest onderschatte en tegelijk meest gevoelige onderdeel van elke samensmelting. HR as a Service brengt met iemand als Katrien precies het profiel dat zelden in huis is: iemand die transformatie, multi-PC-complexiteit én internationale payroll beheerst, en die op het kritieke moment de loonadministratie correct én de mensen mee houdt.
Opmerking: deze cases zijn gebaseerd op echte projecten. Omdat het om strategische opdrachten gaat, hebben we de informatie geanonimiseerd of met aliassen gewerkt. Zo blijft de discretie van onze klanten altijd gewaarborgd.
