Een Oost-Vlaams productiebedrijf groeide in zes jaar van een veertigtal naar bijna negentig medewerkers. De orderboeken zaten vol, de machines draaiden, maar HR was al die tijd erbij genomen door de zaakvoerder en de office manager. Contracten werden ad hoc opgesteld, een arbeidsreglement was er amper, en van een onboarding of een verloningsbeleid was geen sprake.
De gevolgen lieten zich voelen. Nieuwe medewerkers haakten te snel af, leidinggevenden wisten niet goed waar ze stonden, en er sluimerden juridische risico's in de manier waarop alles geregeld was. Het bedrijf had geen nood aan een dik HR-rapport, maar aan iemand die HR effectief op poten zette.
Stap 1: Sofie bouwt de HR-functie van de grond af op
Via HR as a Service bracht Human Minds Sofie naar voren. Met vijftien jaar HR-ervaring in groeiende kmo's had zij al meermaals een HR-functie van nul uitgebouwd. Ze kende de productiewereld, sprak de taal van de vloer én van de directie, en wist welke fundamenten eerst moesten liggen. Sofie startte twee dagen per week, met concrete bouwstenen in de juiste volgorde.
Stap 2: het juridische huis op orde
Eerst het fundament. Sofie bracht wel de bestaande HR-afspraken, contracttemplates en payrollgerelateerde processen in kaart. Ze maakte zichtbaar waar onduidelijkheid zat en welke documenten of afspraken moesten worden aangepast. Wat jarenlang versnipperd was, werd één helder en correct kader.
Stap 3: aantrekken en behouden
Daarna het verloop. Sofie zette een eenvoudige maar doeltreffende onboarding op, zodat nieuwkomers zich vanaf dag één welkom en wegwijs voelden. Ze bouwde een transparante functieclassificatie en een verloningsbeleid uit, zodat lonen eerlijk en uitlegbaar werden. Het giswerk verdween, en daarmee een deel van de frustratie.
Stap 4: leidinggevenden mee aan boord
HR slaagt niet zonder de leidinggevenden. Sofie begeleidde de teamleiders in hun rol: hoe voer je een goed gesprek, hoe pak je afwezigheden aan, hoe geef je feedback. Zo werd HR geen eiland, maar een ondersteuning die dagelijks doorwerkte op de vloer.
Waarom HR as a Service werkt
Een groeiend bedrijf heeft professionele HR nodig, maar lang niet altijd meteen een voltijdse HR-manager. HR as a Service geeft toegang tot iemand als Sofie: een ervaren HR-professional op het ritme dat past, die de fundamenten legt en het bedrijf klaarmaakt om op termijn zelf verder te bouwen.
Geen dure overhead, geen halve oplossing. Wel HR die staat als een huis.
Opmerking: deze cases zijn gebaseerd op echte projecten. Omdat het om strategische opdrachten gaat, hebben we de informatie geanonimiseerd of met aliassen gewerkt. Zo blijft de discretie van onze klanten altijd gewaarborgd.
